97

И швец, и жнец, и на дуде игрец

Персональный помощник — у многих это словосочетание немедленно порождает в голове образ щебечущей секретарши в приемной, и напрасно. Персональный помощник, или как его принято называть иначе, персональный ассистент — профессия серьезная, требующая огромного количества знаний и умений и наделяющая специалиста широкими возможностями.

Согласно аналитическим данным одной из ведущих международных рекрутинговых компаний Penny Lane Personnel, на сегодняшний день в стране наблюдается настоящий дефицит квалифицированных претендентов на данную вакансию. «Офис light» решил разобраться детально, в чем же кроется секрет успеха эффективного помощника, а помогло нам в этом выступление на конференции для персональных ассистентов эксперта в области рекрутинга, руководителя департамента подбора Penny Lane Personnel Эллы Михайловой. Компания провела глубокий анализ требований рынка к должности персонального помощника и сопоставила полученные данные с компетенциями, которые, в свою очередь, представляют соискатели на упомянутую должность. Результаты исследования удивят многих читателей и, возможно, помогут существенно продвинуться на поприще поиска достойной работы.
Прежде всего следует отметить, что речь идет о помощниках руководителей самого высокого уровня: порядка 70% этой аудитории составляют собственники бизнеса, и только 30% — наемные управленцы. Кем же для них является персональный помощник?

Penny Lane Personnel Элла Михайлова

Полно, князь, душа моя, это чудо знаю я…
«Ассистент — это незаменимый для руководителя человек, для которого не должно быть ничего невозможного», — считает Элла Михайлова. И действительно, на хорошего помощника управленцы привыкли полагаться до абсурда: представьте себе ситуацию, когда руководитель звонит своему помощнику из аэропорта зарубежной страны и сообщает: «Я потерял паспорт, что мне делать?». Думаете, это преувеличение? Отнюдь, это реальная ситуация, в которой персональный помощник действовал решительно и быстро, связавшись из России с аэропортом пребывания своего руководителя и разрешив ситуацию с поиском утерянного документа.
Сегодня на рынке представлено множество достойных кандидатур с походящими, казалось бы, опытом и образованием. Соискатели обладают определенным набором умений, считают, что полностью соответствуют уровню предлагаемой должности, прекрасно показывают себя на собеседовании, и вдруг катастрофа — следует отказ. Почему?
Тут-то и кроются противоречия между ожиданиями работодателя и соискателя в отношении к профессии, которые показало исследование Penny Lane Personnel. Практически каждый руководитель наряду с общими требованиями зачастую высказывает настолько специфические пожелания, что остается диву даваться, как компании удается закрывать такого рода вакансии.
«У нас был случай, когда основным предъявляемым критерием к соискателю на должность персонального помощника была скорость подсчета денежных купюр вручную! — делится Элла. — А все потому, что в основные обязанности этого человека входила необходимость путешествовать по миру с крупной суммой наличных и рассчитываться с партнерами компании наличными, причем сумма расчета зачастую заранее неизвестна, так как переговоры и заключение сделки на определенных условиях могут происходить в то время, когда персональный помощник летит, скажем, в Сингапур на встречу с этим партнером. На резонный вопрос, почему бы не взять профессионального ассистента и не обучить его счету, заказчик возразил, что психологами доказано: только определенные люди умеют качественно и, главное, хладнокровно работать с большими суммами наличных средств, далеко не каждого этому можно обучить».

Команде Penny Lane Personnel приходится встречаться с довольно экзотическими требованиями к персональным ассистентам практически каждый день: наличие спортивного разряда у соискателя, умение в уме складывать большие цифры, опыт ведения серьезных инвестиционных проектов, знание российского и зарубежного законодательства, знание всех существующих премиальных брендов, наличие определенного рода контактов и связей… Вы все еще думаете о персональном ассистенте как о секретаре? По-моему, больше напоминает цитату из мудрой сказки: «Пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что». Эта фраза весьма красноречиво описывает работу персонального ассистента.
Мы привыкли гордиться, что в совершенстве владеем английским языком, и думаем, что это открывает нам многие двери в большой бизнес. Увы, знанием английского языка сегодня сложно кого-либо удивить, руководители настаивают на кандидатах со знанием нескольких иностранных языков, причем не столь очевидных, как может показаться. Например, в наши дни практически каждая компания сотрудничает с партнерами в Китае, и коммерческие связи между российскими и китайскими компаниями растут и укрепляются, поэтому сегодняшние студенты, уже заглядывая вперед и задумываясь о своем будущем, усердно учат китайский язык. И такие специалисты пользуются большим спросом уже сейчас.
А вот стандартные требования, которые мы привыкли ассоциировать с должностью персонального ассистента, уходят на второй план, ведь они являются чем-то само собой разумеющимся и никого уже не интересуют: умение работать с оргтехникой, с графиком руководителя… Конечно, вы должны все это уметь делать, но этого недостаточно!
Отсюда, по мнению специалистов рекрутинговой компании, и рождается дефицит кадров: на рынке крайне мало специалистов, удовлетворяющих реальным требованиям сегодняшних руководителей.
Разберемся, каков же портрет идеального кандидата на роль персонального ассистента по мнению самих владельцев бизнеса и что на этот счет думают персональные ассистенты и соискатели на данную позицию?

Преданность снова в моде
Согласно проведенному опросу, в котором приняли участие около ста компаний — партнеров Penny Lane Personnel, три главнейших качества, которыми, по мнению руководителей, должен обладать персональный помощник: преданность, исполнительность и интеллект.
«Преданность, лояльность, способность читать мысли руководителя и никогда на него не обижаться — вот чего ждут владельцы бизнеса и управленцы, — комментирует результаты исследования Элла. — Персональный ассистент, это иной раз как мать, которая всегда простит все своему сыну, будет смотреть на него преданными глазами и выполнит любую просьбу». А знаете, что еще характеризует бесконечную преданность сотрудника? Готовность отказаться от более выгодной с финансовой точки зрения позиции. Ибо преданность на первом месте подразумевает, что руководитель для вас важнее жажды наживы.
Вторую позицию требований прочно заняла исполнительность. Причем исполнительность слепая и безоговорочная, как бы цинично это ни прозвучало. Руководителям не нужна инициатива, им не нужны варианты и альтернативы, им нужна 100% исполнительность.
Интеллект — в понимании руководителей именно он должен помогать персональному помощнику налаживать связи с партнерами и уметь поддержать разговор в нужный момент и на нужном уровне. Однако не следует путать критерий интеллекта с коммуникабельностью — в представлении управленцев это довольно поверхностное качество, эдакое искусство вести непринужденный table talk, для помощника совершенно ненужное. Помощник должен глубоко разбираться в предмете, в сути бизнеса, и его интеллект выражается в качестве замечаний и комментариев, а ни в коем случае не в их количестве. Именно таким образом персональный ассистент располагает партнеров компании к руководителю, ведь ассистент в данном случае является лицом компании.
Далее по убыванию следуют такие критерии, как порядочность и конфиденциальность — умение хранить информацию является немаловажным фактором при выборе персонального помощника.
А вот и неприятный сюрприз: критерий «инициатива» привлекателен только для 2% опрашиваемых. Пользуясь языком исследований, можно сказать, что привлекательность данной черты стремится к нулю. Руководители не хотят, чтобы их исполнители навязывали свои мысли, идеи и инициативы. Увы, не на этой позиции.
А что же думают на этот счет соискатели? Тут-то и начинается серия катастрофических заблуждений, приводящих к тому, что достойные, казалось бы, кандидатуры получают от ворот поворот. Опрос ясно показал, что персональные ассистенты в свой приоритет ставят такие качества, как коммуникабельность и инициатива. И вот на собеседовании девушка старается показать себя, продемонстрировать свою независимость, умение находить и принимать решения, продвигать свои идеи и инициативы. Элла Михайлова рекомендует: «Не надо транслировать на собеседовании ваше умение проявлять инициативу. Если в ходе вашей работы это потребуется, не волнуйтесь, руководитель вас сам об этом попросит — тогда и карты вам в руки».
Отдельного разбора заслуживает и внешность, эта притча во языцех делового мира. Многие соискательницы уверены, что руководители будут рады яркой, эффектной помощнице, и вот они уже спешат на собеседование при полном параде, подчеркивая все достоинства лица и фигуры. Спешим вас разочаровать и предостеречь. Времена щеголять ассистентами-красотками друг перед другом безвозвратно ушли в прошлое. Сегодня руководители предпочитают аккуратных, ничем ни примечательных помощников, более того, яркая внешность может им показаться даже недостатком, ведь красивая девушка отвлекает и коллектив, и самого руководителя, да и зачастую супруге бизнесмена может попросту это не понравиться. «Порой даже дело доходит до того, что заказчик специально просит найти ему некрасивую помощницу, — рассказывает Элла. — А ведь некрасивость, как и красота, — понятие субъективное. Пытаемся уточнить, по каким параметрам оценивать внешний вид соискательниц, но сформулировать таковые не получается. И после серии собеседований заказчик звонит практически в панике: «Они же все красивые!». Вот такая у нас страна, что поделать, слишком много красивых девушек. Еле закрыли вакансию».
Что же касается гендерной принадлежности — тут преимущество всецело на стороне представительниц прекрасного пола. Мужчины охотно идут трудиться персональными ассистентами, но они изначально ставят перед собой более амбициозные цели. Для них эта профессия не что иное, как отличный старт для своей карьеры. Проработав порядка трех лет, приобретя бесценный опыт и багаж знаний и, наконец, собрав богатую базу контактов и знакомств, сильная половина человечества чаще всего отправляется в самостоятельное плавание. И руководителю приходится искать замену ветреному сотруднику. Разумеется, о какой преданности в данном случае может идти речь? Мужчина-помощник предан прежде всего себе, своим идеям и мечтам. А ведь мы помним, за что больше всего руководители ценят своих помощников, не так ли?

Драмкружок, кружок по фото…
И что же получается? Персональный помощник — это практически второе лицо в компании, ведь предъявляя такие высокие и разнообразные требования к кандидатам, как мы рассказали выше, руководители наделяют своего ассистента и самыми широкими полномочиями. Невольно возникает ощущение — так может быть, это и есть работа мечты? Настоящий виток в серьезной карьере?
Если вся упомянутая специфика требований современных управленцев вас не смутила, возможно, вы на верном пути, и это действительно ваше. Но следует отдельно упомянуть тот объем работы, который, по опыту рекрутинговой компании Penny Lane Personnel, чаще всего приводит персональных помощников к профессиональному выгоранию.
Вам необходимо быть готовым к тому, что кроме бизнес-задач вы постоянно будете заниматься всеми личными делами вашего руководителя и его семьи, причем, возможно, двадцать четыре часа в сутки семь дней в неделю. А уж тут можно говорить о настоящем разнообразии: необходимо следить за загородными домами, их уборкой, дети должны быть отправлены в детский сад, а еще ведь есть конюшня, лошади, за которыми необходим достойный уход, костюмы «Бриони», которым следует подшить рукава, частные «Джеты», которые необходимо зарезервировать, когда семья собирается в отпуск. Вам придется постоянно жить чужой жизнью, а потому вы не будете застрахованы от той усталости и выгорания, которыми страдают время от времени все, кто избрал тернистый путь персонального помощника.

Из этой профессии тяжело уйти, особенно это касается женщин, тяжело начать воспринимать себя как самостоятельного управленца, предпринимателя, но это нужно делать. «Берите пример с мужчин, возьмите от них лучшее, будьте мудрее, на первых порах уже приглядывайтесь к сферам той индустрии, в которой вы трудитесь, выберите то направление, которое вам близко. Будьте преданы своему руководителю, но не забывайте о себе, не теряйте себя. В ваших руках отличный старт, отличный козырь. Оттачивайте навыки, набирайтесь опыта, налаживайте контакты и обрастайте связями, оценивайте свои сильные стороны, найдите время для получения дополнительного образования и двигайтесь вперед. Ведь прежде всего это ваша жизнь, и ей вы должны быть преданы на сто процентов», — считает Элла Михайлова.