3297

Как не распугать клиентов и партнёров: вредные привычки при написании электронных писем

pismoНекоторые ошибки, которые мы допускаем при написании электронных сообщений, не остаются незамеченными адресатом. Чтобы не показать себя непрофессионалом, ознакомьтесь с самыми грубыми из них.

На работе многие люди буквально атакованы огромным количеством email-сообщений, на которые обязательно нужно ответить. Естественно, очень тяжело справиться с таким объёмом заданий и сделать это грамотно. Тем не менее есть грубые ошибки, которых действительно стоит избегать.

Освоить основные правила этикета написания электронных сообщений нужно не для того, чтобы ваши письма превратились в шедевры художественной литературы. Это совершенно ни к чему. Но если вы сможете избавиться от привычек, которые свидетельствуют о непрофессионализме, ваши дела пойдут гораздо успешнее.

Какие же грубые ошибки при написании email-сообщений встречаются чаще всего?

1. Злоупотребление пометкой «Срочно»

Если вы будете вести себя как мальчик из притчи, который кричал «Волки! Волки!», и ставить на все письма подряд пометку «Срочно», то очень скоро адресаты перестанут воспринимать вас всерьёз. Когда вам действительно будет нужен срочный ответ, никто не обратит внимания на эту пометку.

2. Излишняя неформальность

Выбор манеры общения зависит от качества отношений между вами и собеседником. Чрезмерная неформальность свидетельствует об отсутствии профессионализма.

Старайтесь аккуратно использовать восклицательные знаки, смайлы, цветное выделение текста, причудливые шрифты, интернет-жаргонизмы и сокращения. Они точно не помогут вам сформировать образ опытного работника.

Кроме того, обратите внимание на тот факт, что некоторые люди плохо понимают акронимы. Особенно осторожно выбирайте тон общения с иностранцами и представителями других поколений.

Помните: деловое письмо должно быть легкочитаемым. Для этого используйте шрифты Arial, Calibri или Times New Roman, установив размер в 10 или 12 единиц. Что касается цвета, лучше всего остановиться на чёрном.

3. Слишком холодный тон общения

В то же время адресату не должно казаться, что он общается с роботом. Некоторые письма реальных людей выглядят так, как будто на самом деле это сообщения автоответчика.

Если по вашему письму будет видно вашу личность, ваш энтузиазм, это поможет сформировать у адресата положительное представление о вас как о деловом собеседнике. Главное — не переборщить.

4. Злоупотребление функцией «Ответить всем»

Электронные сообщения не предназначены для того, чтобы превращать их в уютный чатик. Если вы отвечаете на сообщение, которое переслали группе людей, перед нажатием на кнопку «Отправить всем» убедитесь в том, что ваш ответ действительно интересен и нужен каждому из этой группы.

5. Пересылка сообщения без одобрения отправителя

Это по меньшей мере раздражает. А может и значительно подорвать доверие к вам.

Неважно, что вы пересылаете. Возможно, вам хочется отправить клиенту сообщение вашего начальника, в котором упоминался этот клиент. Или вы не можете устоять перед соблазном включить в цепочку получателей письма, содержащего какую-то персональную информацию, своего коллегу. В любом случае не стоит этого делать без разрешения отправителя.

6. Отправка скрытых копий писем

Когда вы отправляете кому-то скрытую копию письма, у собеседника появляется мысль: «А кому ещё отправили такую копию?» Это вызывает недоверие и порождает ощущение, что вы что-то скрываете.

Источник:lifehacker.ru