282

Карьера по горизонтали

Работа персонального ассистента — это не только зона особой ответственности, но еще и дополнительные возможности. Желающие развиваться всегда пойдут дальше. Причем не обязательно в другой компании. Мария Петрякова закончила РГГУ и, в совершенстве овладев английским и шведскими языками, успела поработать в «Атриуме», в посольстве Швеции и вот уже девятый год трудится в компании IKEA Centres Russia.

Начинала свою карьеру в компании IKEA Centres Russia Мария с позиции персонального ассистента директора отдела аренды, затем стала ассистентом генерального директора компании, после чего, попробовав себя в разных направлениях бизнеса компании, выбрала отдел офисной поддержки, где работает уже в течение трех лет. Она следит за порядком, обеспечивает сотрудников всем необходимым для эффективного исполнения ими своих трудовых обязанностей. Эта работа сегодня вполне устраивает Марию, но она не собирается останавливаться на достигнутом.

 

 

— Мария, скажите, с какой должности началась ваша карьера?

— Свою карьеру я начинала в «Атриуме», работала за стойкой информации, потом была секретарем службы эксплуатации. И все это время ждала место в посольстве Швеции, где должна была открыться интересующая меня вакансия. Ждала долго, почти два года, и дождалась. Очень хотела попасть именно туда, ведь у меня основной язык — шведский, хотя английским, конечно, я тоже владею.

 

— Работа в посольстве была интересной?

— Я работала в визовом отделе. Многим эта работа покажется простой и не интересной. На самом деле принять и отдать на визу документы — это лишь малая часть айсберга. Есть еще и интервью с теми, кто переезжает, и много других нюансов и вопросов, которые мне необходимо было знать и решать. Но несмотря на то что работа была интересная и у меня была постоянная языковая практика, через некоторое время я поняла, что вариантов развития карьеры в посольстве у меня практически нет, поэтому стала искать новую работу, где бы можно было развиваться и расти.

 

— Как вы искали новую работу, как попали в IKEA Centres Russia?

— Искала через специализированные ресурсы, через знакомых, использовала все возможные варианты. В итоге помог случай. Я должна была идти в одну компанию, но так получилось, что чуть раньше туда взяли моего мужа. И оказалось, что там очень строгая корпоративная политика, которая запрещает совместную работу супругов. Но так получилось, что эта компания очень тесно сотрудничала с IKEA Centres Russia, а в тот момент оттуда уходил ассистент директора по аренде, и ему искали замену, в итоге несостоявшийся работодатель поделился моим резюме — я со своим шведским языком подошла идеально.

 

— Ваш руководитель в компании IKEA Centres Russia был экспатом?

— Да, руководитель был шведом.

 

 

— Принято считать, что в работе персонального ассистента много моментов, которые выходят за рамки должностных обязанностей, например, решение вопросов, связанных с бытовыми проблемами семьи руководителя. Вам приходилось такие вопросы решать?

— Нет, в моей практике такого не было. Компания IKEA Centres Russia славится своей демократичностью. В компании нет VIP. Все на одном уровне, поэтому нет и чрезмерных частных задач. Конечно, иногда мой руководитель мог попросить помочь решить какие-то вопросы, например, выручить машину со штрафстоянки, но это было скорее исключение, чем правило.

 

— Что входило в ваш функционал персонального ассистента?

— Самой главной задачей была организация поездок руководителя. Торговые центры МЕГА (а они тоже принадлежат компании IKEA Centres Russia) открывались очень быстро, компания стремительно развивалась, и моему руководителю часто приходилось оперативно менять планы и лететь в какое-то другое место. Поэтому основной моей задачей были координация поездок и отчеты по расходам. И оставалось какое-то свободное время, которое надо было потратить с пользой. Я спрашивала у коллег: «Кому чем помочь? Что сделать?». В итоге мне дополнительно поручили заниматься некоторыми договорами аренды, их хранением, регистрацией, продлением, я следила, чтобы сотрудники вовремя сдавали определенные документы, например, заявления на отпуска, а также правильно оформляли командировочные и другие расходы.

Потом я ушла в декрет, а через десять месяцев вернулась, и в течение трех месяцев перешла на должность помощника генерального директора IKEA Centres Russia, который совсем недавно приехал в Россию и был очень рад тому, что я говорю по-шведски.

 

— Чего в первую очередь ждал от вас будущий руководитель?

— Еще на собеседовании он сказал, что ему нужен человек, который будет «занозой» — не побоится и не постесняется напомнить ему, что надо сделать или что его кто-то ждет. Не просто исполнитель, а сотрудник, способный подталкивать к чему-то, напоминать, не бояться его. Это оказалось как раз про меня, я точно не из пугливых.

 

— С его графиком сложно было работать?

— Нет, не сложно. Он приходил на работу довольно рано, около 7:30. А мой рабочий день начинался между 8:00 и 9:00, заканчивался через восемь часов, плюс обед. Наша компания строго придерживается всех трудовых норм. Для меня такой график был тоже очень удобен, он позволял избежать пробок, ведь наш офис находится в Химках, а также заниматься семьей и детьми.

 

— То есть задерживаться в IKEA Centres Russia не принято?

— Не принято. Конечно, иногда бывают исключения, например, перед советом директоров, но это для меня не проблема.

 

— В чем заключалась ваша работа перед советом директоров?

— В организации самого мероприятия. Нужно было найти и подготовить место, где все будет проходить, организовать встречи и размещение участников и прочее.

В дальнейшем в моей практике была организация многих мероприятий различного плана, от небольших собраний до корпоративной вечеринки для сотрудников нескольких подразделений ИКЕА (более тысячи человек).

Но и на этой работе у меня также нет-нет, да появлялось свободное время. И я, как всегда, решила его провести с пользой для компании. Тогда как раз в PR-отдел потребовался специалист по внутренним коммуникациям, который бы заполнял странички Интранета. Я подала заявку, и меня взяли на полставки. Потом я занималась выпуском электронной газеты, собирала все материалы, сама верстала. Интересное было время!

 

— «Подала заявку» — это какая-то специальная процедура?

— В IKEA Centres Russia любой сотрудник может развиваться внутри компании, для этого необходимо на общих основаниях подать заявку. Причем при открытии какой-то вакансии приоритет всегда отдается внутренним заявкам.

 

— То есть он дал вам шанс расти и даже не расстраивался, когда вы перешли в отдел офисной поддержки?

— Так случилось, что по личным обстоятельствам мой руководитель должен был вернуться в свою страну, в то же время наш офис-менеджер остался без помощника, и я предложила ему помощь. Меня стали привлекать к различным заданиям, а затем, когда мой руководитель окончательно уехал, предложили должность специалиста группы офисной поддержки.

 

— Что сегодня входит в зону вашей ответственности?

— Когда я пришла в отдел офисной поддержки, надо было заниматься всем: и планировать расположение рабочих мест для новых сотрудников, и мебель закупать, и компьютерную технику, общаться с подрядчиками по вопросам ремонта и технического обслуживания офиса.

 

— Каково ваше рабочее место, что находится на вашем столе?

— Много всего: компьютер, приказы, инструкции, договоры. Еще, кстати, я занимаюсь подпиской на различные периодические издания всех сотрудников, а также вопросами пожарной безопасности и транспортного обслуживания.

 

— И что же дальше, какие у вас планы, не скучно заниматься административной работой?

— Нет, не скучно. А в ближайших планах — хочу подробно заняться пожарной безопасностью и смотрю в сторону отдела рисков. Но не исключаю и того, что могу вернуться в персональные ассистенты.

 

— Вы не считаете, что если пойдете обратно в помощники — это понижение по карьерной лестнице?

— Нисколько! Времена меняются.

 

— Что бы вы посоветовали начинающему персональному ассистенту?

— На мой взгляд, главное — быть открытым. Такая работа предоставляет уникальную возможность — максимально узнать компанию изнутри и наладить нужные для карьеры связи.