1082

Первый день на должности офис-менеджера

На днях ко мне обратилась подруга с просьбой помочь советом дочери, которую взяли на работу офис- менеджером в одну небольшую компанию. Компания стала быстро укрупняться, и личный водитель собственника, ранее выполнявший обязанности завхоза, менеджера и разнорабочего, перестал справляться. Впереди много новой работы: с чего начать?

Раз уж рабочий старт совпал с началом нового года, я бы предложила не погружаться в изучение договоров, а навести порядок в офисе.

1. Проверьте входную группу на наличие влагогрязезадерживающего коврика и периодичность его уборки, которая должна коррелироваться с графиком работы сотрудников. Уборка и замена таких ковров производится силами специализированной компании или клининга — всегда нужно просчитывать оба варианта и выбирать наиболее оптимальный. Причем коврики — проект сезонный, по окончании зимне-весеннего разгула реагентного безумства эпопею с ковриками следует закрыть до следующего сезона. Есть ли у вас вывеска? Она начищена до блеска? Все лампочки в ней горят? Кстати, проверьте, менялось ли брендирование (те ли цвета использованы в палитре, размер, стиль шрифта). Часто бывают несовпадения, и если вы заметите и обратите внимание руководства на это — «очко» за профессионализм будет обеспечено прямо на входе!

2. Проверьте наличие бумаги, канцелярских и хозтоваров первой необходимости, которые позволят сотрудникам работать, не задумываясь о дефиците. Важно понять, существует ли в компании бережное отношение ко вторичному использованию ресурсов, например собирается ли единожды использованная бумага для повторной печати, а также есть ли брендированная продукция, полагающаяся определенной группе сотрудников, или всем, или только в переговорную. Проверьте единообразие мусорных корзин, своевременно ли происходит их очистка. Обратите внимание на работу и уборку шредеров.

3. Проследите за исправностью санузлов, укомплектованностью гигиеническими принадлежностями, работают ли диспенсеры, есть ли зеркала и прочие удобства.

4. Обязательно познакомьтесь с арендодателем и представителями эксплуатирующей организации. Телефоны диспетчеров, главных инженеров и менеджеров по аренде должны значиться в вашем телефоне в избранных контактах, даже перед телефона- ми родственников.

5. Важно проверить офис на соблюдение планов пожарной безопасности. Планы должны находиться на видных местах, отражать действительную картину (соответствовать текущей планировке), быть подписанными действующим генеральным директором. Рукава гидрантов должны иметь акт на перемотку (не старше шести месяцев), а огнетушители — пронумерованы и описаны в специальном журнале (помните, что в серверных при- меняется другой вид огнетушителей). Все помещения должны иметь таблички с телефонами экстренной помощи и фамилией ответственного за помещение.

Заботу и положительные изменения любят все. И на этой волне будет проще познакомиться с коллегами из смежных отделов. Главное правило — доброжелательность и эмпатия к чаяниям сотрудников. Разговаривайте с сотрудниками, слушайте их, и многое можно будет узнать об устройстве офиса, его недостатках, а также о том, что необходимо решить быстро или отложить до «хороших» времен.

Параллельно выстраивайте процессы работы с подрядчиками и внутренними службами. Все должно быть максимально прозрачно и в соответствии с корпоративным стандартом. Заведите удобные директории на рабочем столе и определите порядок работы для себя, желательно, чтобы все документы были сканированы и хранились в электронном виде. Оригиналы, как правило, находятся в бухгалтерии или юридическом отделе.

А еще не бойтесь спрашивать. Все мы проходили этот путь первый раз. Не стесняйтесь попросить подшивку журнала «Офис light» и «Административный ди- ректор» — в них собран прекрасный опыт уважаемых людей.

Автор: Оксана Лабунец