407

Помощник – это человек инициативный

Помните пьесу Карло Гольдони «Слуга двух господ»? Герой произведения Труффальдино попадал в весьма непростые, хоть и комичные ситуации, пытаясь исполнять поручения сразу двух особ. Героиня нашего интервью Марианна Павлова сумела доказать, что в современном мире возможно стать незаменимым помощником сразу двух руководителей и при этом не попасть впросак.

«Oфис Light» решил побеседовать с талантливой девушкой, трудящейся персональным ассистентом двух топ-менеджеров ПАО «Совкомбанк» и выяснить секреты её успеха.

OL: Марианна, как получилось, что вы работаете сразу с двумя руководителями?
МП: Мои руководители работают вместе, поэтому вполне логичным оказалось и моё назначение в их команду в качестве персонального помощника.
OL: Как вы успеваете выполнять задачи сразу двух руководителей?
МП: Я всегда распределяю задачи по степени важности. Если у одного из руководителей возникает вопрос, почему не сделано то или иное поручение – я объясняю, что нужно немного подождать в связи с наличием приоритетных задач другого руководителя или Банка. Руководители у меня замечательные, они относятся к моей работе с уважением и пониманием, доверяют, знают, что задача будет выполнена.
OL: Персональный помощник и секретарь – на ваш взгляд, это одно и то же? Или все-таки ваш функционал отличается?
МП: В разных организациях должностные обязанности и иерархии выстроены по-своему. В нашем банке есть несколько категорий сотрудников секретариата: секретарь, который занимается документооборотом, распределением звонков, организацией чая и кофе на встречах, секретарь-референт, ответственный за переводы, сопровождение встреч, общие вопросы коллектива, и наконец, личные помощники, к числу которых принадлежу и я. Мы все относимся к департаменту секретариата, у которого есть руководитель, контролирующий работу секретарей и секретарей-референтов. А персональные ассистенты работают исключительно с руководством и их гостями, и каждый помощник подчиняется напрямую своему руководителю.
OL: То есть вы занимаетесь всеми вопросами, которые касаются непосредственно ваших руководителей? Насколько вы подключены к профессиональным банковским задачам?
МП: Персональный ассистент занимается как обычными, можно сказать личными вопросами руководителя, так и имеет непосредственное отношение к банковской деятельности. К первой категории относятся все текущие вопросы, включающие в себя стандартный набор: оформление виз руководителю, составление личных писем и в целом контроль корреспонденции, организация встреч и другие ежедневные обязанности, призванные оптимизировать и систематизировать рабочий день руководителя. К банковской же работе можно отнести сопровождение профессиональной документации: согласование счетов, соглашений и других важных документов; а также контроль работы комитетов, где я являюсь секретарем, и решение текущих вопросов. В решение банковских задач я также вовлечена на 100%.
OL: А какие личные черты характера, какие умения необходимы высококвалифицированному персональному помощнику?
МП: В целом, помощник, это человек, который имеет больший опыт и багаж знаний, чем тот же секретарь или секретарь-референт, хорошо знающий работу руководителя и при необходимости компенсирующий необходимые пробелы. Чаще всего это касается забывчивости, ведь руководители вынуждены перерабатывать колоссальный объём информации, конечно, какие-то моменты попросту вытесняются из головы более важными вещами. Вот тут-то и вступает в дело помощник — его задача держать все в голове, расписании, ежедневнике, одним словом – под контролем, и когда придет время – напомнить. Я вообще люблю слово помощник больше, чем ассистент; помощник – слово более теплое и емкое.
Помощник – это человек инициативный, у него должно быть свое мнение, потому что не всегда руководитель может знать ситуацию на 360С. А помощник, общаясь с другими сотрудниками, зачастую находится в курсе оборотной стороны медали, и доносить ее суть до руководителя, чтобы тот в свою очередь мог принять оптимальное решение, задача помощника.
Также в моей работе важна способность прогнозировать, быть на два шага впереди руководителя, ведь любому топ-менеджеру будет приятно иметь помощника, у которого есть план Б на любой случай жизни.
Еще одна важная черта характера помощника – не бояться руководства. Если вам необходимо подписать документ во время важной встречи, а вы переминаетесь с ноги на ногу и боитесь зайти и потревожить руководителя, кому это в итоге принесёт пользу? Необходимо уметь перешагивать через свои страхи. В таких ситуациях я всегда ставлю на первое место задачи банка, поручения моих руководителей, конечный результат, а не свои страхи или комплексы.

OL: Вы заканчивали какой-то профильный ВУЗ или курсы, необходимые для такого рода профессии?
МП: Нет. У меня совсем другое образование: я заканчивала экономический факультет в Американском Университете в Центральной Азии, он находится в Бишкеке. После этого работала в банковской сфере, в департаментах, связанных с бухгалтерией, аудитом, анализом и планированием. И по прошествии некоторого времени по чистой случайности попала в Совкомбанк. С тех пор работаю помощником двух профессионалов, чему очень рада.
OL. Каким же образом сложилась ваша случайная карьера в крупном банке?
МП: В банк я попала через кадровое агентство: проводился весьма серьёзный отбор среди немалого количества соискателей на данную должность. Я прошла три тура отбора — первый тур представлял собой тестовые задания на логику и знание языка, помогающие работодателю понять в целом образ мышления соискателя и, разумеется, уровень владения иностранным языком. Второе собеседование было с директором кадрового агентства, помимо вопросов в мой адрес, она обрисовала мне, что представляет собой предлагаемая позиция и немного рассказала о потенциальных руководителях. И третий тур уже был непосредственно посвящён встрече с одним, а затем с другим руководителем. Все три тура я прошла успешно, как мне кажется; надо сказать, во многом мне помогло отличное знание языка и хорошее образование за плечами.

OL: То есть даже капризной Москве пришлось по душе образование, полученное в Бишкеке?
МП: Да, ведь это лучший университет Киргизии. Он по праву входит в 150 лучших вузов развивающихся стран Европы и Азии, а преподаватели там «золотые», благодаря им я окончила университет с реальным багажом знаний и умений, а не просто с красивым дипломом, который можно положить на полку и забыть.
OL: Каким было ваше интервью с потенциальными руководителями?
МП: Встречи с руководителями были назначены на разное время в силу плотного расписания каждого из них. С первым собеседование было долгим, его интересовало и знание языка, и мой опыт в работе с отчетностью. А второй ограничился несколькими вопросами, теперь я понимаю, что выделить время на полноценное собеседование ему практически нереально, настолько занят его график. Но вопросы были интересные и весьма неожиданные, более персональные, например, мотивы переезда в Россию.
OL: А что послужило причиной вашего переезда в Москву?
МП: Решение переехать возникло у нас с мужем в тот момент, когда в Киргизии случилась очередная революция: офисы банка, в котором мы работали, попросту разгромили. Нам хотелось стабильности — смена обстановки показалась наиболее здравым решением в той ситуации. У меня не было российского гражданства, было много сомнений. Но все получилось, меня пригласили в Совкомбанк на испытательный срок длительностью три месяца, я успешно его преодолела. Так что с уверенностью могу сказать, решение было принято правильное!
OL: С какими сложностями вы столкнулись в первые месяцы своей новой работы?
МП: Cложностей на пути было много, потому что не было опыта работа на такой позиции. Мне очень повезло с коллегами, всегда помогали советом. Например, когда руководитель диктовал список людей, которые должны присутствовать на встрече, я записывала имена на слух, еще не зная новых коллег, а потом не могла идентифицировать, кто это. Приходили на помощь коллеги, подсказывали. Или другой случай: я была уверена, что рабочий день в офисе с 10 утра до 6 вечера, и только спустя некоторое время руководитель секретариата спросила, почему я ухожу в 18ч, ведь рабочий день до 19ч. Было немного неловко, но с кем не случаются казусы? Это маленькие моменты, о которых я сейчас вспоминаю с улыбкой.
Что касается должностных обязанностей, первое время я ломала голову, как мне структурировать огромные потоки информации и данных, запомнить которые невозможно. Сначала записывала дела на отдельный лист, потом заносила в календарь в электронном виде, но было неудобно. В итоге пришла к выводу, что повторяющиеся дела я заношу в электронный календарь, а дела текущие — в ежедневник. Ежедневник помогает мне помнить, какие у меня дела на сегодня, на завтра, позволяет сортировать их по степени важности и выстраивать приоритеты; создала нужные мне файлы, структурировала данные, хотя многое уже помнится наизусть.
ОL: В течение рабочего дня сколько времени вы уделяете текущим делам руководителей, а сколько общим вопросам банка?
МП: По-разному. Если руководители в отъезде или работают удаленно, текущих дел меньше, поэтому высвобождается больше времени на общие дела: работа с документацией, ведение процессов по комитетам, составление, согласование и оплата договоров, счетов и др. А когда оба в офисе – 90% времени занимают именно их дела. Иногда я намеренно откладываю работу с документацией, не требующей скорейшего утверждения, на момент командировок моих руководителей. Выстраивание приоритетов в работе безусловно мне очень помогает.
OL: Cреди ваших обязанностей есть какие-то, которые вы выполнять не любите?
МП: Обычно люди не любят выполнять то, что не умеют или не знают, как подступиться к задаче, и поэтому откладывают ее на потом. Я в первую очередь придумываю, как подойти к решению проблемы. Для меня это своего рода творчество – придумать, сообразить. Это может касаться составления маршрута или же построения таблицы. Иногда необходимо составить сложный маршрут, предусматривающий остановки, посещение каких-либо мест: приходится придумывать, как скомбинировать все этапы, при этом учесть предпочтения руководителя.
В работе со сложными задачами есть интересный момент – это удивление руководителя. Иногда в ходе выполнения таких поручений удаётся сделать чуточку больше, чем от тебя требовалось, предусмотреть то, о чем не подумал руководитель, предвосхитить его пожелание. И когда он понимает, что ты уже сделала то, о чем он только собирался попросить, удивленная и довольная реакция – лучшая награда.
OL: Cудя по вашему рассказу, персональный помощник — фигура незаменимая. Люди вашей профессии не становятся жертвой «звездной болезни»? Ведь все мы помним о влиятельных исторических фигурах, вершивших судьбы страны, находясь в тени человека власти.
МП: Ассистент – это обязательно человек не звездный, а наоборот — общительный. Он должен быть ориентирован на то, чтобы общаться с людьми. То, что ты работаешь напрямую с руководителем, не должно оказывать влияние на твоё восприятие себя, делать тебя высокомерным снобом. Наоборот, важно добиться не только уважения руководителя, но и уважения коллег. Ассистент должен быть открытым, чтобы к нему мог обратиться любой человек – родственник руководителя, коллега, гость, курьер. Во-первых, общительность помогает аккумулировать информацию, во-вторых, может настать такой момент, когда и в твоей работе понадобится помощь этих людей.
OL: Марианна, как при такой ответственности, при такой загрузке, вам удаётся ходить в отпуск?
МП: Когда я ухожу в отпуск, то частично передаю свои обязанности в секретариат, чаще — другим персональным помощникам, а часть работы, например, организация поездок, остаётся на мне – во время отдыха я продолжаю работать удаленно. Я всегда проверяю электронную почту, у меня есть удалённый доступ ко всем необходимым рабочим файлам, также пользуюсь специальным приложением по согласованию документов, оплате счетов. Я не против такого ритма жизни, ведь я действительно люблю свою работу.
OL: Наверняка, как и в любой работе, у вас случаются курьезные ситуации?
МП: Конечно, ведь человеческий фактор никто не отменял, невозможно все предусмотреть. Например, однажды к нам в офис приехали гости, а у моего руководителя как раз была запланирована встреча на 15-00, поэтому мы ждали посетителей. Мне позвонили и сообщили, что гости поднимаются на наш этаж. Помню, я интуитивно засомневалась, уточнила: «Вы на встречу к 15-00?», мне ответили утвердительно, я уточнила имя руководителя, гости подтвердили. Я успокоилась, провела гостей в переговорную, и пока они пили кофе пригласила руководителя в переговорную комнату. И когда он зашел, все поняли, что друг друга не знают. Оказалось, что гости шли на встречу в 15-00, но на другой этаж и к другому руководителю, но с таким же именем. В итоге все посмеялись, руководитель ушел обратно в свой кабинет, а гости поднялись на нужный им этаж. В таких ситуациях я всегда думаю, как мне повезло с руководителями, они абсолютно адекватно воспринимают вот такие нелепые стечения обстоятельств.
OL: В таком круговороте заданий и поручений на работе есть место праздникам?
МП: Конечно, мы же все люди, любим иногда отвлечься, расслабиться, поздравить друг друга. Меня, например, поздравляют и с общими праздниками, такими как Новый Год, 8 марта и с личными. Про день рождения, бывает, забывают, как я уже говорила, люди работают с огромными объемами информации, поэтому в голове не всегда находится место для информации, не связанной с бизнесом, но рано или поздно от руководителей приходит поздравление, пусть в 12 ночи, пусть на следующий день, но ведь главное – внимание.
OL: Ваш рабочий день нормирован?
М.Н. Далеко не всегда. Помню, несколько лет я работала до 10, до 11 вечера регулярно. Повезло, что муж также много работает, поэтому конфликта в семье нет – и это самое главное.
OL: Сколько вы уже работаете в должности персонального ассистента?
МП: В Совкомбанке я работаю уже 5 лет. В середине ноября был юбилей.
OL: Думаете о необходимости расти, двигаться дальше по карьерной лестнице, или вас все устраивает?
МП: По прошествии этих лет я понимаю, что готова двигаться дальше. Но при этом я очень хочу остаться в своем банке, мне здесь хорошо, здесь работают самые лучшие люди. Исторически сложилось, что помощники часто развиваются и переходят в один из внутренних департаментов. Хотя у нас в секретариате достаточно сотрудников, которые довольны своей позицией и не собираются пробовать что-то новое.
OL: В каком департаменте вы себя видите в будущем?
МП: Думаю, что с моим опытом я бы могла попробовать себя в департаменте корпоративного имиджа и коммуникаций нашего банка. Я каждый день наблюдаю отношение банка к клиенту и сотруднику, очень уважительное и профессиональное. Далеко не каждый банк в нашей стране предоставляет сервис такого уровня своим сотрудникам. Будущее банковской сферы за качественным сервисом, который банк оказывает своим клиентам и работникам, а не только за конкурентноспособными финансовыми продуктами и решениями. Буду рада стать частью этой культуры, в конце концов, помощник руководителя – это тоже менеджер по работе с коллективом.
OL: Вы говорили со своими руководителями о потенциальном продвижении в рамках банка?
МП: Пока нет, эта мысль, которая появилась не сразу, она требует обработки, так сказать. Ведь нельзя приходить к людям и просить их промотировать тебя, не зная толком, кем себя видишь в будущем. Сначала нужно самой принять решение о своём будущем, а потом уже обсуждать возможности и перспективы с руководителями.
OL: Как вы думаете, ваши руководители расстроятся, если дело дойдёт до вашего перехода в другой департамент?
МП: Не без этого, конечно. Я люблю свою работу и делаю ее хорошо, люблю отношение руководителей к себе. Поскольку мои руководители профессионалы и прекрасные люди, думаю, они порадуются моему прогрессу, тем более, я не допущу, чтобы мой переход стал причиной каких-то неудобств или недочетов в работе – обязательно поработаю бок о бок с новым человеком и передам весь объём своих знаний и опыта.

Автор: Елена Трунова