3666

«Разбитая дорога»

Рутина ‒ это следование заведенному шаблону, превратившееся в механическую привычку. Другими словами, это привычные приемы и методы работы, обычные для данного вида деятельности, а также боязнь перемен, застой, косность и консерватизм. Слово «рутина» происходит от латинского выражения «rupta via», то есть «разбитая дорога».

Происхождение слова отражает двойную суть рутины нашей жизни. С одной стороны, рутина – это проверенная, наезженная, знакомая дорога, по которой мы привыкли идти. Привычка дарит психологический комфорт, убирает тревожность, создает ощущение стабильности, безопасности и надежности. С другой стороны, рутина – это разбитая и однообразная дорога: на этом пути нет удовольствия от движения, нет драйва, нет куража. Нет «скорости», которая дала бы прилив энергии и эмоциональный подъем, а вокруг нет «незнакомых пейзажей», радующих глаз и дарgallery-12ящих вдохновение.

Менеджеры, для которых рутина в деловой жизни становится невыносимой, говорят о быстрой утомляемости, повышенной раздражительности, усталости и скуке, нежелании работать. Когда рутина управляет вашим рабочим днем, снижается мотивация, уходит желание творить, создавать, постоянно откладывается выполнение важных задач, а до многих новых проектов «не доходят руки». Можно ли совладать с разрушительным воздействием рутины на деловой настрой и карьеру?

Бережный учет

Борьбу с разрушающим воздействием рутины нужно начинать с более близкого знакомства с этим врагом. Ежедневная рутина выполняется на автомате, механически, поэтому часто мы не успеваем отследить, понять, сколько времени и сил уходит на повторяющиеся действия. Иногда можно наблюдать «зависание» – простые, привычные задачи выполняются очень медленно, тяжело даются. Как следствие, в конце рабочего дня возникает чувство усталости и измотанности, а также неудовлетворенность – ведь за день удается сделать не так уж много.

Согласно правилам тайм-менеджмента, прежде всего нужно составить список рутинных действий и оценить, сколько времени требуется на их выполнение в действительности. Как это сделать? Настройте таймер так, чтобы он включался каждые 15 минут. Каждый раз, когда слышите сигнал, записывайте, что именно вы делали в этот промежуток времени. Такой метод учета времени поможет решить несколько задач. Во-первых, снизится автоматизм рутинных действий, а значит, появится больше контроля над тем, что происходит. Во-вторых, это позволит установить нормы времени на выполнение каждого из действий, что, в частности, поможет ставить реальные сроки подчиненным на реализацию рабочих задач. В-третьих, учет покажет, где находятся «черные дыры», в которые безвозвратно утекают время и энергия.

В идеале, учет времени позволяет определить, сколько времени объективно необходимо на выполнение рутинной работы. В долгосрочной перспективе это помогает избавиться от последствий закона Паркинсона, который гласит: «Работа занимает все время, отведенное на нее». Другими словами, когда известно, что на рутину ежедневно требуется три часа, она не будет «расползаться» на весь рабочий день, благодаря чему высвободится ресурс для осуществления новых проектов и обдумывания новых управленческих идей.

Принять реальность

Для одних менеджеров рутина – это свидетельство стабильности и отлаженности административных процессов. Они стремятся, чтобы в работе не было неожиданных сюрпризов и непредусмотренных проблем, любой выход за рамки привычного воспринимается ими как бессмысленный, неразумный. Для других рутина – синоним скуки и однообразия. Им жизненно необходимо, чтобы в работе были движение, изменения, вызов, а рутину они считают бессмысленной, часто отупляющей деятельностью.

Справиться с ощущением бессмысленности некоторых действий помогает правило Парето – правило «80/20». Согласно этому правилу, 20% усилий приносят 80% результата, а остальные 80% усилий – только 20% результата. Другими словами, в каждой деятельности и на любой должности существуют обязанности, отнимающие много времени и практически не приносящие результатов. Задача управленца – отслеживать такие задачи и оптимизировать затраты на их выполнение и в своей работе, и в компании в целом.

Кроме того, следует помнить, что любая работа является комбинацией рутины и новизны, консерватизма и новаторства, стабильности и изменений. Чтобы работать с удовольствием, нужно создавать и поддерживать в своей деятельности ту пропорцию рутины и новизны, которая будет восприниматься как комфортная. Найти эту зону комфорта поможет наблюдение за тем, какие задачи даются легко, а какие отнимают силы. Например, если планирование – ваша сильная черта, скорее всего, ежедневная рутина не будет вас ни раздражать, ни утомлять. Если же для вас важнее спонтанность, умение ловить момент, возможно, вы станете подсознательно «убегать» от регулярных и однообразных дел, которые будут накапливаться и тяготеть над вами.

 Делегирование полномочий

Сократить удельный вес рутинных обязанностей помогает такой управленческий прием, как делегирование полномочий. Делегирование полномочий – это передача подчиненным части обязанностей, прав и ответственности руководителя. Многие управленцы неохотно используют эту возможность в своей повседневной деятельности, так как делегирование означает для них потерю контроля рабочей ситуации. Кроме того, категорический отказ от делегирования часто связан с недоверием к подчиненным, нежеланием обучать и развивать персонал, нелюбовью к риску, страхом потерять реальную власть в компании.

Тем не менее, менеджер, не делегирующий своих полномочий, рискует оказаться затопленным рутинными делами. Научиться делегировать – это научиться выделять главное и второстепенное, расставлять приоритеты. Делегирование позволяет высвободить время и возможность для стратегического планирования, развития и внедрения инноваций.

О чем говорит рутина?

Если работа, которая еще совсем недавно приносила радость и удовлетворение, стала в тягость, превратилась в болото однообразных и зачастую бессмысленных действий, возможно, это важный сигнал. Рутина – это нарушение баланса между привычным и новым. Когда привычного становится слишком много, для нового не остается места. А рост и развитие как профессиональное, так и личностное требует нового: новых задач, новой ответственности, новых вызовов.

Если рутины стало слишком много, это повод задуматься о том, в какую сторону развиваться и в какой области продолжать строить карьеру. Важно не совершать резких, необдуманных движений. Начинать лучше с малого: определить, что можно поменять, где, в каких областях работы нужны ветер перемен и новаторство.

Автор: Екатерина Моисеева