626

Секретарь в России. История и мифы

Юлия Анисимова, генеральный директор компании Office Line (группа компаний АНКОР)

В современной России профессия «секретарь» весьма популярна среди работников и востребована среди работодателей. В настоящее время в нашей стране насчитывается более миллиона секретарей, ресепшионистов, помощников руководителей и офис-менеджеров. За годы существования профессии ее восприятие обществом неоднократно менялось – от «престижной должности» до приравнивания секретаря к «посыльному» и обратно. Что действительно соответствует образу секретаря и актуальным тенденциям в профессии, а что является мифом, рассказывает Юлия Анисимова, генеральный директор компании Office Line (группа компаний АНКОР).

От римских «секретов». Экскурс в историю

Слово «секретарь» происходит от латинского «секрет». Еще в Древнем Риме секретарями именовались доверенные лица высокопоставленных особ. В те времена профессия была исключительно мужской, статусной и предполагала наличие определенной власти. Позже начали появляться такие должности, как «генеральный секретарь» и «государственный секретарь» – аналоги современных персональных ассистентов.

В России профессия появилась при Петре I в 1720 году с введением секретарского чина. Согласно принятому царем-реформатором Генеральному регламенту, секретарем назывался чиновник, имевший широкий круг обязанностей в сфере документационного обеспечения управления. В 1840 году появилась должность личного секретаря, которая подразумевала выполнение широкого круга задач под началом руководителей крупных предприятий, заводов.

С появлением печатных машинок в 1880-х годах в секретариате увеличилось количество женщин, которые ловко справлялись с печатью документов. Начали появляться первые образовательные курсы, отдельные дисциплины и целые учебные заведения для желающих освоить эту профессию. Ее популяризации способствовали специализированные журналы. Например, «Машинопись» или «Стенографический листок».

Что в имени тебе моем? Секретариат в современной России

В начале 2000-х годов в большинстве отечественных и международных компаний отсутствовали административные департаменты. Как правило, секретарь был прикреплен к департаменту HR – причем это было характерно и для мелких, и для крупных предприятий. Несомненно, были и исключения – компании, которые переняли за рубежом и применили на практике готовые решения в  распределении функционала между HR и АХО.

Четкого представление о профессии секретаря не было, и это влияло на определение  должностей: «секретарь», «офис-менеджер», «завхоз» – наиболее распространенные названия того времени. Сейчас это три разные должности, но еще недавно их приравнивали друг к другу.

В 2005 году в России появилось еще одно название, компании активно начали использовать слово “receptionist”. Распространилось множество русскоязычных вариантов написания – «ресепшонист», «ресепшенист», «рецепционист». Слово «секретарь» при этом также активно использовалось. Все эти названия относились к специалисту, который занимался приемом посетителей, отвечал на телефонные звонки, принимал корреспонденцию. К слову, несмотря на то, что с 2005 года прошло уже  более десяти лет, вопрос о том, как правильно писать русскоязычную транскрипцию заимствованного “receptionist”, не решен до сих пор.

Постепенно должности стали разграничивать. «Переформатирование» завхоза в специалиста службы АХО завершилось к 2010 году. А уже в 2011 году во многих компаниях появились административный директор, генеральный менеджер, управляющий делами. Понимание задач каждого из этих специалистов, однако, разнилось. Так, генеральные менеджеры в разных организациях могли выполнять существенно различающиеся между собой обязанности. Размер заработной платы также варьировался от компании к компании. Важными факторами в вопросах должностных обязанностей и оплаты труда становились опыт сотрудника, стаж и личные взаимоотношения с вышестоящим руководством.

В «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37 (с дальнейшими добавлениями и изменениями), определение слова «секретарь» дается с дополнениями: «секретарь-стенографистка», «секретарь-машинистка», «секретарь незрячего специалиста», «секретарь руководителя», «ученый секретарь». Очевидно, что понятие «секретарь» достаточно сложное и включает в себя множество других определений. Отсюда и большое разнообразие функций, выполняемых секретарями, различие требований к образованию, опыту работы и навыкам.

Сейчас должность секретаря есть в компаниях с численностью штата от ста человек. Если сотрудников в компании меньше, предполагается наличие должности с расширенным функционалом – офис-менеджера. Общепринятым считается использование слова «секретарь» применительно к сотрудникам, осуществляющим прием посетителей, входящей и исходящей корреспонденции, телефонных звонков и выполняющих иные поручения руководителя. Должность офис-менеджера предполагает дополнительный функционал: поддержку блока командирования сотрудников, заказа такси, парковки, иногда блока работы с поставщиками канцелярии и воды, а также работу с мобильными операторами и страховыми компаниями.

Примечательно, что не всем начинающим сотрудникам административной сферы нравится должность секретаря. Чаще всего они предпочитают называться ассистентом, помощником, специалистом. Соискатели считают  должность секретаря недостаточно статусной. Низкий имидж профессии зачастую является определяющим фактором для молодых специалистов. К тому же бытует мнение, что функции и задачи ассистента, помощника, специалиста выше, чем у секретаря, а значит, в случае последующего поиска работы кандидата будут охотнее рассматривать  работодатели,  и он  сможет «продать себя» дороже.

Однако на самом деле работодатели в первую очередь обращают внимание на личные качества кандидатов, а также на их профессиональные навыки и знания. Следовательно,  перспективным сотрудником  заинтересуются  вне зависимости от названия его предыдущей должности.

«Секретарь» – прекрасный старт для развития в компании: эта профессия дает возможность ознакомиться с внутренней структурой предприятия, бизнес-процессами, выбрать наиболее привлекательный отдел или вектор развития, а также быть на виду и иметь возможность претендовать на открывающиеся вакансии вне конкурса. Сотрудники компании каждый день взаимодействуют с секретарями, иногда поручая дополнительные задачи, для того чтобы оценить результативность и оперативность работы. На позиции секретаря можно проявить себя, показать лучшие качества. Преимущества, которые дает должность, гораздо важнее ее названия.

Какой он, современный секретарь? Мифы и реальные тенденции

С должностью секретаря связано довольно много мифов и стереотипов. Например, что эта профессия исключительно женская. Данные работных сайтов и предложения работодателей свидетельствуют о том, что компании охотно рассматривают на позиции секретарей и мужчин, особенно в банковской, страховой, автомобильной отраслях. Однако представители сильного пола с опаской относятся к таким вакансиям, в частности, из-за имиджа профессии. Сегодня мужчины составляют не более 3-5% от общей численности сотрудников данной категории.

Еще один миф связан с уровнем заработной платы. Считается, что у секретарей он всегда невысок. Однако это утверждение несправедливо. За последние несколько лет увеличилось число  компаний, готовых финансово поощрять кандидатов за дополнительные навыки и уникальные знания, которые они могут применить в работе. Так, например, профильное образование станет несомненным плюсом, а владение несколькими языками или языком штаб-компании (центрального офиса в Европе или Азии), языком партнера, клиентов является значительным преимуществом. Более высокую зарплату получают сотрудники, имеющие опыт работы в секретариате от одного года.

Среди работодателей распространено мнение, что секретари подвержены профессиональному выгоранию, то есть срок работы сотрудника в одной компании  составляет не более 9-12 месяцев. Текущие статистические данные развенчивают этот стереотип, свидетельствуя о том, что время работы в компании увеличивается. Сотрудник может оставаться на  должности секретаря в течение двух-трех лет, но только при условии, что им занимаются, развивают. Он имеет возможность учиться, повышать квалификацию. Вторичным фактором, влияющим на продолжительность работы, является индексация заработной платы. Регулярное, даже незначительное увеличение мотивирует сотрудника. Периодичность, как правило, компании выбирают самостоятельно. Наиболее частый выбор в сторону ежегодной индексации, составляющей 7-10%.

Несмотря на то, что возрастных ограничений для работы на такой должности нет, подавляющее большинство секретарей – представители молодежи. В последние годы активно внедряются инструменты, позволяющие автоматизировать рутинные задачи секретариата. Так, например, все чаще ответы на звонки и коммутирование (переводы на внутренних сотрудников) производятся компьютерной системой посредством ввода добавочных номеров или голосовым переводом. Специализированный электронный сервис переадресует заявки напрямую в курьерские службы и компании. Введение технологических решений продиктовано высокой скоростью развития современного общества. Зачастую справиться с изменениями, большим объемом информации, необходимостью проактивной жизненной позиции под силу только молодому специалисту. Именно поэтому на должность секретаря приглашают кандидатов в возрастной категории 18-25 лет. Это стало своеобразным трендом. Впрочем, все чаще компании, расширяя функционал, рассматривают на позиции секретаря, офис-менеджера кандидатов в возрасте 35+. Приглашение таких кандидатов позволяет снизить текучку, ведь не секрет, что с возрастом уровень ответственности возрастает. Ряд компаний ищет кандидатов старше 40 лет, так как они стремятся создать имидж надежного партнера с первого звонка или первой встречи посетителя. Чаще всего этот метод применяется в юридических, консалтинговых компаниях, а также крупных промышленных, газо-нефтедобывающих отраслях.

Профессия «секретарь» меняется, и хотя значительных перемен в ближайший год и даже несколько лет не предвидится, изменения в долгосрочной перспективе безусловны. Например, дальнейшая автоматизация ряда функций в работе секретаря.

Однако говорить о полной роботизации секретариата и исчезновению профессии преждевременно — в нашей стране роботизация пока ограничивается лишь голосовой маршрутизацией звонков. Впрочем, не стоит недооценивать развитие технологий в мире. Специалист по робототехнике Надя Тальманн (Nadia Thalmann), профессор Школы компьютерных технологий из Наньянского технологического университета в Сингапуре, создала первого робота, наделенного эмоциональным интеллектом. Чтобы проверить и усовершенствовать социальные навыки Надин (именно так зовут робота), Тальманн решила предоставить ей место секретаря на ресепшен университета. Конечно, один эксперимент не предрекает исчезновение профессии. Только время покажет, стоит ли относить роботизацию секретариата к мифам о профессии или к ее истории.